Registrar la jornada en una oficina es fácil: hay un terminal en la puerta y todo el mundo pasa por ella. En una finca no hay puerta, a veces no hay cobertura y las cuadrillas empiezan todas a la vez a primera hora. Elegir bien cómo se ficha en el campo es lo que decide si el registro de jornada funciona o se convierte en un parte de papel que se rellena a última hora. Aquí comparamos las opciones más habituales y en qué situación encaja cada una.
Lo que tiene que cumplir cualquier sistema
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, y a conservar esos registros cuatro años a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La ley no impone un medio concreto, pero el registro tiene que ser fiable. En el campo, además, el sistema tiene que funcionar en estas condiciones:
- Muchas personas a la vez: una cuadrilla de 40 personas no puede tardar media hora en fichar.
- Sin cobertura: muchas fincas no tienen señal o la tienen a ratos.
- Con guantes, polvo, barro o lluvia.
- Con personas que cambian cada campaña, que a veces no hablan bien el idioma o no tienen móvil propio.
- En sitios distintos: varias fincas, a veces lejos unas de otras, y el almacén.
Llavero o tarjeta
Son los dos medios físicos más usados: cada persona lleva consigo algo que la identifica y que se lee en un segundo.
Llavero identificativo
Cada trabajador lleva un llavero con un identificador único. Para fichar, el encargado lo lee con una tablet o un móvil, o la persona lo acerca a un terminal.
- A favor: es rápido, resistente y barato de reponer; no depende de que el trabajador tenga móvil ni sepa usar una aplicación; evita errores al escribir nombres. Sirve también para cambiar de tarea durante el día.
- En contra: se puede perder u olvidar, y hay que recogerlo o desactivarlo cuando la persona deja la empresa. Si no se supervisa, una persona podría fichar con el llavero de otra.
- Encaja en: la finca, con el encargado leyendo los llaveros de su cuadrilla, y en la entrada del almacén.
Tarjeta
Funciona igual que el llavero, normalmente con tecnología NFC, pero en formato tarjeta.
- A favor: puede servir también como identificación visible, con foto y nombre; se lee al acercarla, sin contacto.
- En contra: en el campo se dobla, se moja y se pierde más que un llavero.
- Encaja en: instalaciones fijas, como la entrada del almacén o de la nave, con un terminal de fichaje.
Móvil: del encargado o de cada trabajador
Aquí hay dos modelos muy distintos que conviene no confundir:
El móvil o la tablet del encargado
El encargado lleva el dispositivo y registra la entrada, la salida y los cambios de tarea de su cuadrilla, normalmente leyendo llaveros. Es el modelo que mejor funciona en recolección: una sola persona con el dispositivo, con un procedimiento claro, y el dato queda registrado al momento. Si el dispositivo tiene GPS, cada marcaje puede guardar dónde se hizo.
El móvil personal de cada trabajador
Cada persona ficha desde su propio teléfono. Es cómodo en plantillas pequeñas y estables, pero en campaña plantea problemas: no todo el mundo tiene móvil o datos, hay que instalar y explicar la aplicación a cada persona nueva, y el uso de dispositivos personales y de la geolocalización exige informar bien al trabajador y respetar su intimidad y la normativa de protección de datos. Consúltalo con quien te asesore en esa materia antes de implantarlo.
Comparativa rápida
| Llavero | Tarjeta | Móvil del encargado | Móvil personal | |
|---|---|---|---|---|
| Rapidez con cuadrillas grandes | Alta | Alta en terminal fijo | Alta si lee llaveros | Variable |
| Resistencia en campo | Alta | Media | Depende del dispositivo | Depende de cada persona |
| Necesita que el trabajador tenga móvil | No | No | No | Sí |
| Registra dónde se fichó | Si se lee con un dispositivo con GPS | En terminal fijo, el lugar es el del terminal | Sí, con GPS | Sí, con GPS |
| Dónde encaja mejor | Finca y almacén | Almacén y naves | Finca | Plantillas pequeñas y estables |
Qué aclarar antes de elegir
- Cuántas personas fichan a la vez en el momento de más trabajo.
- Si hay cobertura en todas las fincas o el sistema tiene que funcionar sin conexión.
- Si necesitas registrar solo la jornada o también la tarea, la finca y lo recogido.
- Quién va a controlar que cada persona ficha con su propio medio.
- Cómo llegan los datos a la oficina y a las nóminas.
En muchas explotaciones la respuesta no es un único sistema, sino una combinación: llaveros leídos por el encargado en la finca y un terminal fijo en el almacén, con todos los datos en el mismo sitio.
Errores frecuentes
- Elegir un sistema pensado para oficinas y descubrir en la primera campaña que no funciona sin cobertura.
- No tener un procedimiento para llaveros perdidos u olvidados.
- Tener un sistema en la finca y otro en el almacén que no se hablan entre sí.
- Fichar solo la entrada y rellenar la salida a mano al final del día.
- No recoger los llaveros o tarjetas al terminar la campaña.
Cómo se ficha con Recodat
En Recodat cada empleado lleva su llavero identificativo, y empezar la jornada o cambiar de tarea es instantáneo. En la finca, el encargado lo lee con la tablet o el móvil, con una app pensada para usarse con guantes y con prisa, y el GPS del dispositivo deja la posición de cada marcaje. Los dispositivos siguen registrando sin cobertura y suben lo acumulado cuando vuelve la señal. En la puerta del almacén, el terminal RecLog registra la entrada, la salida o el descanso al acercar la tarjeta o el llavero NFC, y también funciona sin internet. Todo llega a la misma aplicación, con el histórico completo y la exportación a nóminas.
Más en el control horario en el campo y en fichar en el campo sin cobertura. Si lo que buscas es un control horario general para oficinas, tiendas u otro tipo de empresa, eso lo cubre Gesthoras.
